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Wichtige Termine halten wir in Kalendern fest, damit wir sie nicht verpassen. Da ein Großteil der Arbeit meist am Computer stattfindet bietet es sich an, auch in diesem Bereich auf Digitalisierung zu setzen. Die Zeiten vom Filofax in der Handtasche und dem Tischkalender gehen langsam zu Ende und das bringt viele Vorteile mit sich. Insbesondere wenn es um Teamwork geht, sind Online-Kalender heute unverzichtbar. Welche weiteren Vorzüge es gibt und warum sich ein Online-Kalender lohnt, haben wir nachfolgend für Sie zusammengefasst.
Gemeinsame Nutzbarkeit erleichtert das Teamwork
Bei einem seriösen Anbieter können Sie jederzeit einen individuellen Kalender online erstellen und ihn gemeinsam mit Kollegen und Teammitarbeitern nutzen. Der Vorteil dabei ist, dass jeder Zugriff auf den Kalender hat und Termine auch in Kooperation mit anderen geplant werden können. Oft arbeiten wir im Alltag mit unterschiedlichen Teams und in unterschiedlichen Projekten zusammen. Indem für jeden Anlass ein individueller Kalender angelegt wird, lassen sich persönliche Fristen, Deadlines und Zusammenarbeiten viel besser planen und kontrollieren. Auch das Risiko von Terminüberschneidungen reduziert sich.
Erstellung ohne vorherige Kenntnisse – auch für Anfänger geeignet
Viele Angestellte haben Angst vor der Digitalisierung, dabei drohen Gefahren im Job von ganz anderer Seite. Die Digitalisierung und mit ihr die Automatisierung ist für Betriebe von Vorteil, da sie damit die Möglichkeit haben, effizienter und schneller zu arbeiten. Ein Online-Kalender zählt zu den digitalen Elementen und ist für jede Erfahrungsgruppe geeignet. Es braucht weder fulminante IT-Kenntnisse noch einen langen Lernprozess, um die eigenen Termine am Computer zu verwalten.
Oft reicht es aus, sich mit der eigenen E-Mailadresse anzumelden und die eigenen Kalender auf Basis von einfach zu nutzenden Vorlagen zu erstellen.
Verschiedene Arten von Kalendern – für jeden Bereich geeignet
Auf dem Schreibtisch liegt der Wochenplaner, an der Wand hängt der Jahreskalender und im Büro beim Chef befindet sich der Urlaubskalender. Sieht Ihr Büro so oder so ähnlich aus und Sie haben keine Lust mehr, ständig mit dem Stift neue Termine einzutragen, auszustreichen und am Ende nichts mehr zu erkennen?
Online-Kalender freuen sich schon seit Jahren wachsender Beliebtheit. Durch die Möglichkeit, für verschiedene Zwecke einen einzelnen Kalender zu erstellen, ist die Flexibilität deutlich angestiegen. Die am häufigsten genutzten Formen sind:
- Social-Media-Kalender, für die Planung der eigenen Aktivitäten
- Wochenkalender, für die effiziente Planung der Wochenaufgaben
- Monatskalender, für eine klare Struktur aller Aufgaben im Monat
- Jahreskalender, beispielsweise für Urlaube und andere langfristige Planungen
Ob Sie Ihre Kalender alleine nutzen oder anderen Personen Zugriff gewähren, hängt von der Art der Planung ab. Oft ist es beim Teamwork wichtig, gemeinsam Deadlines einzuhalten. Erstellen Sie nun einen Team-Kalender, kann jede Abteilung ihre individuellen Projekte eintragen und so die Dauer bis zur Fertigstellung aufeinander abstimmen.
Unkomplizierte Bearbeitung direkt am PC möglich – kein Tipp-Ex mehr von Nöten
Wer kennt es nicht, den falsch eingetragenen Termin, der schließlich mit Tipp-Ex gelöscht werden muss. Manchmal fehlt die Zeit, es wird gekritzelt, überschrieben und dann ist nichts mehr erkennbar. Möchte nun die Kollegin noch einen Blick auf den Kalender werfen, wird es schwierig. Der Vorteil digitaler Kalender besteht darin, dass sie jederzeit bearbeitet werden können. Anstatt einzelne Punkte auszustreichen, können Sie diese löschen und durch neuen Inhalt füllen.
Ihr Kalender bleibt immer leserlich und auch die anderen Mitnutzer sehen auf einen Blick, welche Deadlines wichtig zum Einhalten sind. In dynamischen Arbeitsumgebungen ist ein solcher Kalender unverzichtbar, denn manchmal ändern sich Termine und Planungen innerhalb eines Tages. Dann ist es wichtig, dass auch die anderen Teammitglieder wissen, welche Zeitslots beispielsweise ausgebucht sind.
Von überall auf den Kalender zugreifen – ganz ohne Aktenkoffer
Über 74 % aller Befragten einer Umfrage gaben an, dass sie sich keinen Aktenkoffer zulegen würden. Wer nun aber mit dem Terminplaner und Unterlagen ausgestattet einen Termin wahrnehmen möchte, muss die Utensilien transportieren. Der Online-Kalender erspart den Aktenkoffer, da er auf dem Smartphone jederzeit griffbereit ist. Zugang ist immer dort möglich, wo mobile Daten oder WLAN bereitstehen.
Im Alltag erleichtert das die Planung von Terminen enorm, denn wer hat nicht schon einmal seinen Kalender im Büro vergessen und wollte mit dem Kunden einen Termin ausmachen. Das Smartphone ist immer dabei und selbst wenn es fehlt, lässt sich der Kalender immer noch über das Internet abrufen und bearbeiten.
Nicht nur für Berufstätige sinnvoll – Kalender nutzen wir überall
Im Beruf sind Kalender unverzichtbar, unabhängig von der Tätigkeitsbranche. Wir müssen unsere Arbeitseinsätze planen, halten Termine fest, notierten Deadlines und tragen Kundenmeetings ein. Um über all diese Punkte die Kontrolle zu bewahren, müssen wir jederzeit Änderungen vornehmen können. Der Kunde sagt ab, der Termin platzt oder es kommt ein eiliges Meeting dazwischen.
Was im Berufsleben längst mit Online-Kalendern gelöst wird, bringt im Privatbereich so manch einen ins Schwitzen. Da wurde die Veranstaltung der Kinder in der Schule vergessen, sodass das Teammeeting im Büro dazwischen kommt. Solche Überschneidungen zwischen Privatleben und Beruf gibt es häufig, ganz besondere bei berufstätigen Eltern. Manchmal gibt es private Termine, die in die Arbeitszeit fallen und sich nicht verändern lassen. Durch einen digitalen Kalender ist es möglich, diese optimal auf das Arbeitsleben abzustimmen.
Ein Privat-Berufs-Kalender ist auch für Familien mit zwei Berufstätigen sinnvoll. So können über einen gemeinsamen Kalender wichtige Termine koordiniert werden. Ein gutes Beispiel ist die Frage nach dem Elternabendbesuch. Wenn der Termin im Kalender eingetragen wird, lässt sich gleich ein Abgleich mit den beruflichen Verpflichtungen machen. Auf diese Weise sind Überschneidungen zwischen Privat- und Berufsleben seltener und es kommt weniger oft zu Stress.
Die Erfindung des Kalenders als Segen der modernen Berufswelt
Die Geschichte des Kalenders geht viele Jahrhunderte zurück und bis heute sind wir froh, dass wir unsere Zeit mit diesem Hilfsmittel planen können. Die Einführung von Kalenderwochen erfolgte übrigens erst 1976, heute arbeiten wir damit so selbstverständlich wie nie zuvor.
Gewisse Termine werden erst ab einer bestimmten KW geplant, Urlaub ist in manchen KWs nicht möglich usw. Dank der Digitalisierung brauchen wir nie wieder auswendig lernen, welche Kalenderwoche gerade ist, denn der Online-Kalender informiert darüber tagesaktuell.